Einleitung

Wir suchen ab dem 01.09.2025 eine/n

Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d).

(nach Rücksprache ist auch ein späterer Eintrittstermin möglich).

Ihre Aufgaben

Aufgaben:Sekretariat allgemein:

•Regelmäßige Postgänge 1-mal wöchentlich (Schließfach, Briefkästen Gerwig- und Tullastraße). Bearbeitung und Verwaltung der den allgemeinen Büroablauf betreffenden ein- und ausgehenden Post (postalisch, elektronisch), sowohl eigenverantwortlich als auch in Absprache mit der Geschäftsleitung

•Korrespondenz eigenverantwortlich oder nach Diktat/Vorgabe der Geschäftsleitung

•Erledigung aller allgemein anfallenden Bürotätigkeiten, Büroorganisation, Ablage Management (analog und digital)•Überblick: Erstellen und Pflege von Verzeichnissen (Excel), z. B. Verträge, Passwörter, Verbräuche, Kosten, Mieten, Urlaubsplanung etc. …

•Reservierungen von Hotels, Zugfahrten, Flüge für die Geschäftsleitung

•Pflege der Adressdatei (Outlook)

•Jährliche Weihnachtsaktion: Pflege und Aktualisierung der Adressdatei (Excel), Koordination der Aussendungen (Karten und Präsente)

•Telefonbetreuung, Empfang und Service für Besucher/Gäste

•Verwaltung von Büromaterial, sonstige Besorgungen für den täglichen Bedarf im Büro (Kaffee, Wasser etc…)

Finanzbuchhaltung:

•Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater, Belegtransfer via DATEV

•Kontrolle Ein- und Ausgangsrechnungen, Überwachung der zu vergebenden Rechnungsnummern

•Kontrolle aller Belege

•Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Online-Banking

•Zugang zu Geschäfts-, Privat- und Kreditkartenkonten, Überwachung der Transaktionen (Einnahmen, Ausgaben)

•Ordnungsgemäße Aufbewahrung sämtlicher steuerrelevanten Belege (analog, digital)

Lohnbuchhaltung:

•Kontrolle von Reisekostenabrechnungen

•Löhne: Mitteilungen an das Steuerbüro, Werkstudenten nach Zeiterfassung, Erledigung und Überwachung der korrekten Auszahlung aller Gehälter

•Ordnungsgemäße Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen

•DSGVOKonformität

Betreuung der Gesellschaften Herlanco GmbH, Wohnbau GmbH, Grundstücksgesellschaft GdbR, SNM :

•Zusätzlich zu den oben genannten allgemeinen Büro- Verwaltungstätigkeiten: Betreuung der Mietobjekte und Erstellen der jährlichen Nebenkostenabrechnungen

MarketingKampagnen nach Bedarf

Ihr Profil

Anforderungen:•Alle gängigen Microsoft Office-Anwendungen

•Datev

•Deutsch, Englisch, FranzösischAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Buchführung, Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Lohn-/Gehaltsabrechnungssoftware Lohn und Gehalt (Datev), Büroorganisation, Büromanagement, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Korrespondenz, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Vorbereitende Buchhaltung

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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.