Wir suchen kluge Köpfe, die mit uns strategische Forschung gestalten.

Werden Sie Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.

Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 47 500 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Assistent:in Leitungsbüro (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Gemeinsam mit zwei Kolleginnen übernehmen Sie die Assistenz und Bürosachbearbeitung im Büro des Präsidenten und der Geschäftsführung, und unterstützen damit das Führungsduo in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben in der Helmholtz-Gemeinschaft. Sie arbeiten dem Präsidenten, der Geschäftsführung und deren Chief of Staff direkt zu.

Dies beinhaltet u. a.:

• Organisation und Strukturierung eines reibungslosen Ablaufs im Präsidial- und Geschäftsführungsbüro
• Verantwortung für das Termin- und Reisemanagement im In- und Ausland
• Selbstständige Vorbereitung von unterschriftsreifer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Beantwortung und Weiterleitung von Routinefragen und -Korrespondenz
• Aufbereitung von Dokumenten mittels Office-Anwendungen
• Adressdatenbankmanagement
• Veranstaltungsmanagement für kleine Events

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Fremdsprachenkorrespondenten-Ausbildung oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Vorstands- oder Leitungsebene
• Sie weisen fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf
• Sie sind sehr versiert im Umgang mit moderner elektronischer Kommunikation und Büroverwaltung
• Eine starke Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit zeichnet Sie aus
• Hohe zeitliche Flexibilität ist für Sie selbstverständlich
• Ihre proaktive Arbeitsweise ist durch hohe Einsatzbereitschaft, Motivation und Belastungsfähigkeit gekennzeichnet
• Hohe kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, eine schnelle Auffassungsgabe mit einer sorgfältigen und selbstständigen Arbeitsweise gehören zu Ihren Stärken
• Sie setzen Prioritäten, arbeiten stets lösungsorientiert und haben einen hohen Qualitätsanspruch an Ihre Tätigkeiten
• Ein diskreter Umgang mit vertraulichen Daten ist für Sie selbstverständlich

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit innerhalb eines hochkarätigen Netzwerks aus Politik, Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft
• Einen breiten Raum mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und Jahressonderzahlung
• 30 Urlaubstage pro Jahr und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen
• Zuschuss zum BVG-Ticket und eine betriebliche Altersvorsorge
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.
• Die Vollzeitstelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre.

Sie möchten uns helfen, die Zukunft zu gestalten?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Portal. Bewerbungen per E-Mail oder per Post können nicht berücksichtigt werden

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir bis spätestens 15.01.2026 ausschließlich über unser Bewerbungsportal an Frau Dr. Anna-Lisa Döring.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Susann Wessel ( [email protected] oder 030 206329-71).

www.helmholtz.de