Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Fahrzeugsystemtechnik (FAST) ab Februar 2026, befristet bis 31.01.2028, eine

Teamassistenz (w/m/d) für Verwaltung und Studienorganisation

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Projektleitung bei organisatorischen sowie projektbezogenen Aufgaben und übernehmen studienbezogene Tätigkeiten. Ihr Aufgabenspektrum umfasst unter anderem:

Verwaltungs- und Büroorganisation:

• Bearbeitung der allgemeinen Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Erstellung und Bearbeitung von Anträgen für Anschaffungen und Dienstreisen
• Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen

Studien- und Prüfungsorganisation:

• Erfassung und Verwaltung von Lehrveran­staltungen, Abschlussarbeiten und Prüfungs­leistungen
• Unterstützung bei der Lehrplanung und Erfassung von Lehrveranstaltungen im Campus Management System (CMS)
• Ansprechpartner*in (w/m/d) für Studierende bei studienbezogenen Anliegen
• Schnittstelle zu Lehrenden und zu weiteren universitären Einrichtungen

Kommunikation und Korrespondenz:

• Bearbeitung von E-Mails, Post- und Telefonanfragen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen

Ihre Qualifikation

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abge­schlossen und bringen erste Berufserfahrung mit oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie sind sicher in der Anwendung der gängigen Software wie MS Office.
• Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse in Verwaltungssoftware wie CMS oder SAP bzw. sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software.
• Sie besitzen eine ausgeprägte Kooperationsbereitschaft, Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert, zuverlässig, haben eine schnelle Auf­fassungsgabe und können in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift gut kommunizieren.

Werden auch Sie

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bewerben Sie sich bitte online bis zum 05.01.2026 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 1323/2025 bei Frau Jana Kehrer, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Martina Kaiser, Telefon +49 721 608-41744, [email protected].

Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu

KIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft