Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.

Für die Abteilung II-1 Zulassung im Dezernat Studium, Lehre und Internationales der Zentralen Universitätsverwaltung suchen wir eine

Aushilfskraft Vergabeverfahren (m/w/d)

Das "Dezernat II - Studium, Lehre und Internationales" ist mit seinen fünf Abteilungen Ansprechpartner für die Belange von Studieninteressierten, Studierenden, Lehrenden.

Das Dezernat II unterstützt die Hochschulleitung in allen akademischen Angelegenheiten, insbesondere im Hochschulzulassungsrecht, Prüfungsrecht, Hochschulkapazitätsrecht, bei der Einrichtung neuer Studiengänge und der Konzeption und dem Ausbau Internationaler Kontakte und Internationalisierungsmaßnahmen.

> Umfang: Vollzeit

> Befristung: 31.08.2026

> Vergütung: TV-L EG 4

> Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Aufgaben:

• Import/Export von Daten aus verschiedenen Bewerbungsportalen in das System der Universität Ulm
• Zuordnung von Bewerbungsunterlagen/-dateien nach Prüfung der Hochschulzugangsberechtigung sowie der Äquivalenz der Auswahlkriterien
• Erstellung von Bewerber/innen-Accounts
• Rückfragen von Bewerber/innen beantworten und Informationsweitergabe
• Kontrolle der lückenlosen Zuordnung von Bewerbungsunterlagen/-dateien
• Kontrolle der Bearbeitung und Überarbeitung von Fehlern
• Kategorisierung von internationalen Zeugnissen und Bildungsnachweisen

Ihr Profil:

• Vorkenntnisse in der Arbeit in (Studierenden-) Verwaltungen oder mit digitalen Bewerbungsportalen
• sehr gute Auffassungsgabe und Verständnis von Verwaltungs- und IT-Abläufen
• sehr hohe IT Affinität und Kenntnisse von HIS-Produkten sind von Vorteil (HISinOne APP und aBIS 2)
• hohe Belastbarkeit/Stresstoleranz, gute Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität
• Teamfähigkeit und Organisationstalent
• hohes Maß an Selbstständigkeit und eine sehr gewissenhafte Arbeitsweise
• Deutschkenntnisse (C 1), Englischkenntnisse (B 2)

Wir bieten:

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!

> Referenz-Nr.: 25160

> Bewerbungsfrist: bis 15.12.2025

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.

Ansprechpartner für weitere Informationen:

Johannes Glembek, Tel. +49 731 50-31044

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal.

Die Universität Ulm und was wir bieten: https://www.uni-ulm.de/stellen-portal