Einleitung

Ihr Profil:

Wir suchen eine/n vielseitige/n und zuverlässige/n Finance and HR Assistant, der/die uns bei den anfallenden Tätigkeiten in unserer Finanz- und Personalabteilung unterstützt. Der/die erfolgreiche Kandidat/in sollte ein/e Teamplayer/in sein, ein solides Verständnis der Buchhaltungsgrundsätze und Praktiken besitzen, sowie über Grundkenntnisse im Personalwesen verfügen sowie über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.

Fundierte Kenntnisse im Bereich des Rechnungs- und Personalwesens, sicherer im Umgang bei den relevanten Office Anwendungen, insbesondere Excel und Word, sowie eine sorgfältige Arbeitsweise sind unerlässlich. Idealerweise sind auch Kenntnisse in SAP vorhanden, aber nicht zwingende Voraussetzung.

Über den World Health Summit:

Der World Health Summit ist eine der international bedeutendsten Konferenzen für globale Gesundheitsfragen und bringt seit 2009 jedes Jahr im Oktober führende Experten aus Politik, Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft in Berlin zusammen mit dem Ziel, die Verbesserung der Weltgesundheit voran zu treiben.

Organisiert und verwaltet wird die Konferenz durch die WHS Foundation GmbH, einem 100%-igem Tochterunternehmen der Charité – Universitätsmedizin Berlin.

Weitere Informationen: www.worldhealthsummit.org

Hintergrund:

Unsere Buchhaltung wird innerhalb des Konzerns per Dienstleistungsvertrag durch den Geschäftsbereich Finanzen abgewickelt. Die vorbereitende Buchhaltung und Debitorenmanagement erfolgt in der GmbH. Als Tochterunternehmen unterliegen wir zudem dem Jahresabschluss durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft des Konzerns.

Die GmbH finanziert sich durch Öffentliche Gelder, Fördermittel und Sponsorengelder, die Verwaltung dieser erfolgt unabhängig von der Muttergesellschaft in unserer Finanzabteilung.

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung der vorbereitenden Buchhaltung nach buchhalterischen Vorgaben
  • Überprüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen
  • Überprüfung und Erfassung von Reisekostenabrechnungen
  • Überprüfung und Erfassung von Erstattungsbelegen
  • Führen des Kassenbuchs inkl. Monatsabschluss
  • Überprüfung von Kontoauszügen inkl. Kreditkartenabrechnungen
• Debitorenmanagement
  • Erstellen von Ausgangsrechnungen
  • Überwachung von Zahlungszielen
  • Bearbeitung von Anfragen zur Eintragung der GmbH als Kreditor bei Partnerorganisationen
• Unterstützung bei öffentlichen Ausschreibungen
• Erstellen von Finanzübersichten, Aufbereitung von Daten für die Abteilungsleitung  und Geschäftsführung
• Bearbeitung von Anfragen (mit) der Buchhaltung, der Charité, dem Steuerberater, der Bank sowie Kreditoren und Debitoren
• Unterstützung im Personalwesen
  • Urlaubs- und Krankheitsmanagement
  • Mitarbeit im Recruitingprozess
  • Begleitung des On- und Ofboardings
  • Korrespondenz mit Krankenkassen, Ämtern etc.

Ihr Profil

• betriebswirtschaftliches Studium, bevorzugt im Finanz- und/bzw. Personalwesen
• Grundkenntnisse der ordnungsgemäßen Buchführung
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht
• Microsoft Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
• Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache, in Wort und Schrift
• Kenntnisse von SAP wünschenswert
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Sorgfalt, Eigeninitiative sowie hohe Lern- und Leistungsbereitschaft

Wir bieten

6 Wochen Jahresurlaub (3-Tage-Woche = 18 UT)

Weitere Informationen

Bewerbung bis zum 21. Dezember 2025 an [email protected]

WHS Foundation GmbH

Charité – Universitätsmedizin Berlin

Charitéplatz 1, 10117 Berlin, Germany

www.worldhealthsummit.org