Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) sucht für die Abteilung Drittmittelservice eine*n

Sachbearbeiter*in für Drittmittel (m/w/d)
(ID 378)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt und mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden.

Das WZB ist eine öffentlich geförderte Einrichtung für problemorientierte sozialwissenschaftliche Grundlagenforschung (wzb.eu). Als außeruniversitäres Forschungsinstitut ist es Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und gehört zu den führenden Einrichtungen der Sozialforschung. Am WZB arbeiten ca. 450 Wissenschaftler*innen verschiedener Disziplinen und Mitarbeiter*innen in den wissenschaftsunterstützenden Bereichen. Untersucht werden Entwicklungen, Probleme und Innovationschancen moderner Gesellschaften. Die Ergebnisse der WZB-Forschung richten sich an die wissenschaftliche Community, an Expert*innen und Entscheider*innen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, an die Medien und die interessierte Öffentlichkeit.

Der Drittmittelservice am WZB unterstützt die Forschungseinheiten in allen administrativen Angelegenheiten von der Beantragung bei Drittmittelgebern über das laufende Projektmanagement bis hin zur Erstellung der Schlussnachweise. Er gibt Auskunft zu den Förderbedingungen, prüft Verträge und Bewilligungen und erstellt Statistiken für die Gremien des Hauses und beantwortet externe Anfragen.

Ihre Aufgaben

Mitarbeit im wissenschaftsunterstützenden Bereich, insbesondere:

• administrative Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden in den wissenschaftlichen Bereichen, insbesondere bei der Antragstellung und Budgetplanung unter Beachtung der Richtlinien der jeweiligen nationalen und internationalen Zuwendungsgeber und der steuerrechtlichen Rahmenbedingungen
• laufendes Finanz- und Vertragscontrolling der Projekte und Beratung zur sachgerechten Mittelverwendung unter Berücksichtigung der geberspezifischen Verwendungsrichtlinien
• Prüfung von Verträgen und Bewilligungen sowie Mitwirkung an der Erstellung von Kooperationsverträgen
• finanztechnische Koordination von Projektverbünden
• Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
• Kommunikation mit Zuwendungsgebern und externen Projektpartnern
• Erstellung von Unterlagen und Statistiken für den Jahresabschluss sowie für interne und externe Berichtszwecke
• Vorbereitung von Projektprüfungen und Zusammenarbeit mit Prüfinstanzen
• Mitwirkung bei der Gestaltung und Fortentwicklung von IT-gestützten Informationssystemen

Ihr Profil

• betriebswirtschaftlicher (Fach-)Hochschulabschluss oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
• mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise im administrativen Drittmittelmanagement in Forschung und Wissenschaft oder Bereitschaft zur Weiterbildung in diesem Bereich
• gute Kenntnisse im Zuwendungs- und Steuerrecht sind vorteilhaft
• sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und idealerweise mit Buchhaltungsprogrammen
• strukturierte, eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägte Zahlenaffinität und Interesse an digital gestützten Arbeitsprozessen
• sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mit komplexen Sachverhalten umzugehen und sich schnell in neue Sachverhalte einzuarbeiten
• hervorragende Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Serviceorientierung
• Zuverlässigkeit, Engagement und hohe Motivation
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse

Unser Angebot

• Vergütung bis zu EG 11 TVöD Bund
• Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBLU)
• ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins
• internationales, kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld
• umfassende Einarbeitung und hilfsbereite Arbeitsatmosphäre in einem aufgeschlossenen Team
• flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit des mobilen Arbeitens (mindestens 20 % der vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit)
• Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, zertifiziert durch das audit berufundfamilie
• umfassende Angebote zur fachlichen und überfachlichen Fort- und Weiterbildung sowie Qualifizierung
• Kantine mit modernen Aufenthaltsräumen
• ermäßigtes Monatsticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket oder Deutschlandticket Job)
• vergünstigte Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bei einer Mitgliedschaft im Sozialwerk.Bund
• Beratungs- und Unterstützungsangebote für WZB-Mitarbeitende in schwierigen Lebenssituationen

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Kontakt

Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Frau Claudia Buchmann unter Tel. 030 25491-629.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich Mitte Februar 2026 statt.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Option auf eine unbefristete Übernahme.

Weitere Informationen über das WZB finden Sie unter www.wzb.eu.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungstool bis zum 1. Februar 2026 mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeits- und Abschlusszeugnisse).

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