Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in dynamischen Umfeldern den Überblick und hast Freude daran, Strukturen zu schaffen und weiterzuentwickeln? Dann suchen wir genau dich als Office Manager:in für unseren Standort in Berlin.

Über uns – AI NATION

AI NATION ist die nationale Förder- und Accelerator-Plattform für KI-Startups in Deutschland. Wir unterstützen wissenschaftsbasierte Gründerteams mit Finanzierung, Coaching, Mentoring und einem starken Netzwerk, um innovative KI-Ideen in erfolgreiche Unternehmen zu überführen. Als bundesweit agierende Initiative bündeln wir die Stärken führender KI-Ökosysteme und leisten einen zentralen Beitrag zur Weiterentwicklung des KI-Standorts Deutschland.

Deine Aufgaben

• Verantwortung für das gesamte Office Management am Standort Berlin
• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe (Post, Materialbestellungen, Verträge, Dienstleister)
• Administrative und organisatorische Unterstützung des Directors & Program Leads
• Organisation und Koordination von Meetings, Terminen und internen Veranstaltungen
• Zentrale Ansprechperson für Team, Startups, Partner und Gäste – vor Ort und digital
• Unterstützung bei administrativen Prozessen (z. B. Onboarding neuer Startups, Datenpflege)
• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter Prozesse und interner Strukturen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer beruflicher Hintergrund
• Erste relevante Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder einer vergleichbaren Position
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Google Workspace; Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM-Systemen etc.) von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein professionelles, freundliches Auftreten
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung in einem dynamischen Umfeld zu übernehmen

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position im Zentrum eines wachsenden Innovations- und Startup-Ökosystems
• Zusammenarbeit mit einem engagierten, interdisziplinären Team
• Gestaltungsspielraum bei der Organisation von Prozessen, Strukturen und dem Büroalltag
• Flexible Arbeitszeiten sowie hybride Arbeitsmodelle
• Moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage in Berlin
• Eine leistungsgerechte Vergütung entsprechend Qualifikation und Erfahrung

Weitere Informationen

Schick uns gerne deine voll­stän­di­gen Bewer­bungs­un­ter­la­gen aus­schließ­lich per E-Mail an [email protected]. Wir freuen uns auf Dich!