Einleitung

CSMM versteht sich als Architektur- und Beratungsunternehmen, das sich auf Bürogebäude und Arbeitswelten im In- und Ausland spezialisiert hat. Seit mehr als 20 Jahren entwerfen, planen und realisieren die Expert*innen Hochbauprojekte und Innenräume an ihren Standorten München, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg und Warschau. Das 100-köpfige interdisziplinäre Team begleitet sowohl Vermieter*innen und Eigentümer*innen als auch Mieter*innen und Nutzer*innen von Gewerbeimmobilien bei allen kreativen sowie ökonomischen Entscheidungen rund um die Immobilie und das individuelle Bürokonzept.

Wir suchen ab sofort einen Office & Event Coordinator (w/m/d) in Vollzeit. In dieser Position verantwortest du den reibungslosen Ablauf im Bereich Office Management am Standort München und unterstützt ausgewählte Themen unserer weiteren Standorte. Du arbeitest eng mit dem Head of Office Management zusammen und übernimmst eine koordinierende, strukturierende Rolle mit hoher Eigenverantwortung.

Aufgaben

Office-Management-Themen

• Organisation und Steuerung des gesamten Büroalltags (Empfang, Telefonzentrale,  Besucherbetreuung)
• Kontaktperson für Kunden, Besucher und externe Ansprechpartner sowie Visitenkarte des Unternehmens nach außen und innen
• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei allen Office Management-Themen
• Unterstützende Mitbetreuung ausgewählter Themen unserer weiteren Standorte in koordinierender Funktion
• Verantwortung für die Bürofläche am Standort München
• Zentrale Ansprechperson für Hausverwaltung, Handwerker und externe Dienstleister
• Koordination von Wartungen, Reparaturen und Reinigungsleistungen
• Organisation und Überwachung von Arbeitssicherheit, Brandschutz, Unterweisungen und Fristen
• Schlüsselverwaltung sowie Sicherstellung von Ordnung in Küchen, Besprechungsräumen und Allgemeinflächen
• Serviceorientierter Umgang mit Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern

Event Management (intern & extern)

• Planung, Organisation und Betreuung interner Mitarbeiterevents (z. B. Wiesn, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Geburtstagsrunden)
• Organisation von Kundenevents am Standort München (ca. 3–4 pro Jahr) inklusive Einladungsmanagement
• Unterstützung bei der Organisation von Kundenevents an weiteren Standorten (keine Vor-Ort-Betreuung)

Einkauf & Beschaffung

• Betreuung von Lieferanten-, Rahmen- und Dienstleistungsverträgen
• Einkauf und Bestandsmanagement von Büromaterialien und Verbrauchsgütern inkl. vorausschauender Bedarfsplanung
• Fuhrparkmanagement (Leasing, Versicherungen, Kilometerstände, Wartungskoordination)
• Betreuung von Telekom-, Betriebs- und Haftpflichtversicherungen
• Rechnungskontrolle und standortbezogene Einkaufskoordination
• Verantwortung für Kreditkartenabrechnungen (Geschäftsführung und Office Management) sowie Schnittstelle zur Buchhaltung
• Kassenführung und Abwicklung bargeldrelevanter Vorgänge in Abstimmung mit der Buchhaltung

Administration & Organisation

• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Einrichtung neuer Arbeitsplätze in Zusammenarbeit mit HR und IT
• Post-, Versand- und Kurierkoordination
• Pflege und Strukturierung von Kontakt- und Organisationsdaten
• Unterstützung bei Archivierung, Jubiläen, Mitarbeitergeschenken und interner Kommunikation

IT- & Schnittstellenkoordination

• Koordination mit externem IT-Dienstleister bei On- und Offboarding
• Pflege von IT-Inventar, Berechtigungen, Verteilern und Organisationshilfen, Unterstützung bei der Administration von Software- und Lizenzthemen in Absprache mit IT-Dienstleister

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Office-, Kanzlei-, Beratungs-, Hotel- oder Verwaltungsumfeld
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, idealerweise mit Event- oder Facility-Bezug
• Sehr selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität mit Blick für effiziente Prozesse und Optimierung
• Wirtschaftliches Denken, ausgeprägte Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, sich in Themen wie Arbeitssicherheit und Brandschutz einzuarbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Aufgaben im Office Management und Event Management mit hoher Eigenverantwortung
• Verantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Unbefristete Festanstellung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Umfangreiches Onboarding-Programm
• EGYM Wellpass
• Bikeleasing
• Ein professionelles, kollegiales Team, das sich auf deine Unterstützung freut

Weitere Informationen

Bitte sende uns Deine Bewerbung digital mit dem Betreff „Office & Event Coordinator“ unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins an [email protected]