Einleitung

Wir suchen Dich!

Du leistet keine reine Zuarbeit, sondern verstehst Dich als Business-Enabling-Instanz? Du liebst das Tempo von KI-Start-ups und hast den Anspruch, Prozesse nicht nur zu begleiten, sondern sie operativ zu beherrschen?

Für die Nikan AI Gruppe suchen wir einen Chief of Staff Operations (m/w/d) in Vollzeit. Du arbeitest 100 % remote und bildest das strategische und operative Pendant für unseren Geschäftsführer Daniel sowie unser C-Level-Team (Heike, Max und Lukas). Die Stelle ist unbefristet.

Über uns:

Die Nikan AI Gruppe verbindet agilen Start-up-Spirit mit technologischer Exzellenz. Als integriertes Ökosystem aus Holding, Strategy und Solutions schließen wir die Lücke zwischen strategischer Beratung und technischer Umsetzung und begleiten Projekte von der ersten Konzeption bis zur Realisierung hochmoderner KI-Systeme. Wir agieren konsequent „Remote-Native“ und nutzen Tools wie Odoo, ERPNext und LLMs als Hebel für radikale Effizienz und schlanke Prozesse. Unsere Kultur basiert auf Agency und Ownership: Wir suchen keine Verwaltungskräfte, sondern unternehmerisch denkende Talente, die Komplexität beherrschen und in einem hochdynamischen Umfeld echte Ergebnisse liefern wollen.

Ihre Aufgaben

Was Dich erwartet:

In dieser Rolle bist Du weit mehr als eine organisatorische Unterstützung. Du agierst als „Reibungs-Killer“ in einem hochdynamischen KI-Ökosystem. Dein Fokus liegt auf Struktur-Design und Projektmanagement. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, den internen Teams unserer Startups und externen Partnern. Du hast die Aufgabe, Strukturen selbst aufzubauen, modernste Tools zu implementieren und Projekte eigenverantwortlich von der ersten Idee bis zum „Go-Live“ zu führen.

Deine Aufgaben – Operativ & Digital:

• Projektmanagement: Eigenständige Leitung und Durchführung definierter interner Projekte. Du hältst die Fäden in der Hand und sorgst für den termingerechten Abschluss.
• KI-Tooling & Prozesse: Analyse von Bedarfen sowie die eigenständige Evaluierung neuer Software- und KI-Tools zur Effizienzsteigerung der gesamten Gruppe.
• Kommunikations-Management: Du agierst als primärer Gatekeeper. Du steuerst die Kalender zur Sicherung von Fokuszeiten für Daniel und das C-Level-Team und gewährleistest einen reibungslosen Informationsfluss.
• Präsentationen: Erstellung hochwertiger Unterlagen und Präsentationen für Investoren, Board-Meetings und strategische Partner.
• Leadership Support: Vertretung der Geschäftsleitung in ausgewählten Meetings, Einholen von Informationen und eigenständige Klärung von operativen Standpunkten.
• Prozessdokumentation: Aufbau und Pflege einer zentralen Wissensbasis sowie Dokumentation aller relevanten Arbeitsprozesse im KI-Bereich.
• Analysen: Durchführung von Recherchen zu spezifischen Fragestellungen im Startup- und Technologiefeld sowie Erstellung entscheidungsreifer Vorlagen.

Das bringst Du mit:

• Background: Abgeschlossenes Studium(BWL, Projektmanagement o.ä.) oder auf anderem Wege erlangtes Expertenwissenund ein ausgeprägtes Wirtschaftsverständnis.
• Sprachniveau: Deutsch auf Muttersprachniveau und verhandlungssicheres Englisch.
• Tech-Affinität: Du bist „IT-native“ und brennst für moderne Anwendungen. Idealerweise hast Du bereits erste Erfahrung im Umgang mit KI-Tools.
• Mindset: Du besitzt echtes Entrepreneurship. Du denkst mit, voraus und handelst eigenverantwortlich.

Wir suchen Persönlichkeiten mit hoher Ownership:

• Wenn Du darauf wartest, dass man Dir Aufgaben zuteilt: Bewirb Dich nicht.

Wir bieten

Das bieten wir Dir:

• Full Remote & Flexibilität: Arbeite dort, wo Du am produktivsten bist.
• Unbefristete Perspektive: Wir suchen jemanden für den langfristigen gemeinsamen Aufbau.
• Modernes Equipment: Erstklassige Hardware-Ausstattung für Dein Homeoffice.
• Kein Mikromanagement: Wir setzen auf Dein Know-how und geben Dir volle Verantwortung für Deine Projekte.
• Innovation pur: Du gestaltest die operative Basis für zukunftsweisende KI-Startups mit.
• Benefits: Attraktive Zuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung sowie steuerfreie Benefits (z. B. Urban Sports Club) sind für uns selbstverständlich.

Wir setzen auf Eigenverantwortung, Nachhaltigkeit und ein gesundes Arbeitsumfeld. Diversität ist uns wichtig – wir legen Wert auf Deine Qualifikationen, nicht auf Herkunft, Geschlecht oder andere Merkmale.

Interesse?

• Wenn Du "Beschäftigung" mit "Produktivität" verwechselst: Bewirb Dich nicht.
• Wenn Du Dich scheust, auch mal einem CEO zu widersprechen, um ihn vor einem Fehler zu bewahren: Bewirb Dich nicht.

Hast Du Lust, unser „Reibungs-Killer“ zu werden? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!