Einleitung

Zur Unterstützung unserer leitenden Hausverwalterin in Berlin suchen wir schnellstmöglich eine Büroassistenz (m/w/d).

Das Unternehmen ist familiengeführt und verwaltet eine exklusive Geschäftsimmobilie am Kurfürstendamm.

In dieser Position unterstützen Sie die leitende Hausverwalterin umfassend im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft. Neben der allgemeinen Assistenztätigkeit übernehmen Sie eigenständig koordinierende und administrative Aufgaben, nach Vorgaben und Richtlinien unseres Familienunternehmens. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass Abläufe in der Hausverwaltung strukturiert, effizient und zuverlässig umgesetzt werden. Dabei fungieren Sie als zentrale Ansprechperson für Mieter, Dienstleister und interne Schnittstellen und sorgen für einen reibungslosen Informations- und Aufgabenfluss.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der leitenden Hausverwalterin
• Übernahme der telefonischen und schriftlichen Mieterkommunikation
• Aufnahme, Dokumentation und Nachverfolgung von Mängelmeldungen
• Beauftragung und Überwachung von Kleinreparaturen inkl. Angebotsanfragen sowie Termin- und Qualitätskontrolle
• Enge Zusammenarbeit mit Hausmeister, Handwerkern und weiteren Dienstleistern
• Unterstützung bei Bau- und Instandhaltungsprojekten durch organisatorische und administrative Zuarbeit
• Vorbereitung und Zuarbeit zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung
• Führung von Protokollen bei Bau-, Mieter-, Geschäftsführerbesprechungen und Gesellschafterversammlungen
• Pflege von Daten, Vorgängen und Dokumentationen im Hausverwaltungsprogramm

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Immobilien- oder Verwaltungsumfeld
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Einen verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Assistenzposition
• Enge Zusammenarbeit mit der leitenden Hausverwalterin und der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes, professionelles Arbeitsumfeld
• Langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmen
• Eine unbefristete Position in Teilzeit oder Vollzeit (nach Vereinbarung)

Weitere Informationen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Abgabe Ihrer Kündigungsfrist bzw. Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin per E-Mail an [email protected].