What you can expect DB International Operations (DB IO), founded in 2017, acquires and manages railway operations and maintenance projects outside of Europe. We are part of Deutsche Bahn, an operator for passenger and freight rail transport. Applying the long-standing rail experience of the DB Group to international railway projects. We take over operational responsibility and build high-performing operations and maintenance organizations. We offer both passenger rail transport and freight rail transport for newly built and existing railway systems. Our clients benefit from the high quality and performance culture of DB.

Was dich erwartet

In dieser Rolle als Board Assistance (w/m/d) übernimmst du die umfassende administrative Unterstützung der Geschäftsführung und bist zentrale Anlaufstelle im Tagesgeschäft. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Board Assistance (w/m/d) für die Deutsche Bahn International Operations GmbH am Standort Berlin. Die Stelle wird zunächst vorsorglich ausgeschrieben.

Deine Aufgaben:

• Die umfassende und eigenständige Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen gehört zu deinen Aufgaben
• Du bearbeitest selbstständig die Ein- und Ausgangskorrespondenz und übernimmst das professionelle Telefon- und Besuchermanagement mit hochrangigen internen und externen Gesprächspartnern
• Die Erstellung von Einladungen, Protokollen sowie Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung und die Gremien der Gesellschaft wird von dir verantwortet
• Du planst, koordinierst und überwachst Termine der Geschäftsführung – intern und extern, inklusive politischer Gesprächspartner und Veranstaltungen der Gesellschaft
• Die Vorbereitung von Dienstreisen, inklusive Flug- und Hotelbuchungen, die Koordination anstehender Termine und die Bearbeitung der Reisekostenabrechnung, obliegt dir
• Du pflegst und aktualisierst Datenbanken, überwachst Fristen und bearbeitest Rechnungsvorgänge der jeweiligen Geschäftsführung
• Die Steuerung und Begleitung von Projekten, insbesondere beim Aufbau von Unternehmensstrukturen, Prozessen, Standards und Vorlagen wird von dir verantwortet
• Die strukturierte, nachvollziehbare und rechtssichere Dokumentation aller Entscheidungen des Executive Managements stellst du sicher

Was wir erwarten

Dein Profil:

• Relevante Berufserfahrung in einer ähnlichen Position bringst du mit oder du bist Hochschulabsolvent:in und möchtest motiviert und engagiert in eine anspruchsvolle Assistenzrolle einsteigen
• Du arbeitest absolut diskret, verschwiegen und vertrauensvoll und bringst ein hohes Maß an Loyalität gegenüber der Geschäftsführung mit. Du bringst echte Begeisterung mit, sowie den Willen, dich mit hoher Identifikation in diese Rolle einzubringen
• Deine Teamfähigkeit und Nahbarkeit zeichnen dich aus. Du hast Freude am Umgang mit Menschen sowie an einer stark menschenorientierten Arbeitsweise
• Du verfügst über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Augenhöhe und bewegst dich sicher im Umfeld von Vorstand, Politik und Stakeholdern. Die Arbeitsweise ist strukturiert, ordnungsliebend und detailorientiert, mit einem hohen Anspruch an Qualität
• Reisebereitschaft für internationale Geschäftsreisen bringst du mit. Da diese Position überwiegend als Präsenzrolle angelegt ist, hast du Freude daran, deine Aufgaben vor Ort im Büro zu tätigen
• Eigenständigkeit, Verlässlichkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus. Du bist IT-affin und sicher im Umgang mit digitalen Arbeits- und Organisationssystemen
• Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da der überwiegende Teil der schriftlichen Kommunikation und Dokumentation in englischer Sprache erfolgt; gute Deutschkenntnisse runden dein Profil ab

Das ist uns wichtig:

Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir bieten

Benefits:

• Du schaffst Großes und bekommst nicht weniger zurück: ein marktübliches Gehaltspaket mit in der Regel unbefristeten Arbeitsverträgen und Beschäftigungssicherung sowie vielfältige Nebenleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge.
• Faszinierende Projekte und Aufgaben bei einer der vielfältigsten Arbeitgeberinnen des Landes fordern Dein Können und warten auf Deine Handschrift.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten auf Fach-, Projekt- oder Führungsebene geben Dir eine langfristige Perspektive.