Einleitung

Die MANN Gruppe ist ein inhabergeführtes Family Office mit Sitz in Karlsruhe. Wir investieren langfristig in Immobilien und Vermögenswerte in Deutschland und den USA.

Zur direkten Unterstützung unseres Vorstandsvorsitzenden suchen wir eine erfahrene Assistenz (m/w/d), die in erster Linie im operativen Tagesgeschäft unterstützt und zugleich als zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Themen im Gesellschafterumfeld fungiert. In dieser vertrauensvollen Schlüsselrolle übernehmen Sie eine Schnittstellenfunktion mit hoher Eigenverantwortung und Diskretion.

Aufgaben

• Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden in allen organisatorischen und administrativen Belangen (Termin- und Reisemanagement, Korrespondenz, Meetingvorbereitung und -nachbereitung)
• Verantwortung für das Office Management inklusive Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung
• Koordination organisatorischer Abläufe, insbesondere Reiseplanung, Veranstaltungen sowie operative Aufgaben im Gesellschafterumfeld
• Steuerung externer Dienstleister
• Eigenständige Durchführung von Sonderprojekten im Gesellschafterumfeld
• Schnittstellenmanagement: Sie priorisieren Aufgaben, strukturieren Informationsflüsse und sorgen für reibungslose Abläufe im direkten Umfeld des Vorstands und der Gesellschafter

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene, idealerweise in einem Family Office oder Umfeld mit hoher Vertrauensstellung
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Diskretion, Loyalität und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Themen
• Strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Souveränes Auftreten, Organisationstalent sowie absolute Serviceorientierung
• Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an einer vielseitigen Tätigkeit

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direktem Kontakt zur Unternehmensleitung und den Gesellschaftern
• Ein breites, abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit Gestaltungsspielraum
• Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen, inhabergeführten Unternehmen mit internationaler Ausrichtung