Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir nehmen die Dinge selbst in die Hand! Die HausWart Plus Servicegesellschaft mbH steht als Unternehmen der Gewobag für Hauswart-Services mit großer Kundennähe – engagiert, kompetent, zuverlässig und schnell. Unsere Mission ist die stetige Optimierung von Dienstleistungen in Quartieren der Gewobag. Die Zufriedenheit der Mieterinnen und Mieter steht dabei im Mittelpunkt unserer täglichen Arbeit. Neben fachlichem Know-how legen wir daher großen Wert auf den Austausch mit den Menschen vor Ort.

Da Kundenorientierung einen hohen Stellenwert für die Gewobag hat, soll der Hauswartservice in einer eigenen Tochtergesellschaft aufgebaut werden. Ziel der neuen Gesellschaft ist es, die ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Wohnanlagen sicherzustellen und durch Hauswartleistungen einen Beitrag zur Zufriedenheit der Mieter zu leisten.

Deine Aufgaben

Administrative Tätigkeiten: Du gewährleistest eigenverantwortlich die Büroorganisation und Terminplanung der Geschäftsführung mit allen anfallenden Themen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Gremiensitzungen (einschließlich Planung, Abstimmung und Erstellung der Agenda, Raumvorbereitung, Verpflegung und Protokollführung). Zudem sichtest, prüfst und bearbeitest du die interne und externe Korrespondenz (Posteingänge und –ausgänge) hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit. Du übernimmst die interne und externe Terminkoordination, und das organisatorische Onboarding von neuen Mitarbeitern.

Kommunikationsmanagement: Du agierst als vertrauensvoller Ansprechpartner (w/m/d) für die Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und Mitarbeitenden sowie Kunden und Lieferanten. Außerdem bearbeitest du geschäftliche Anliegen in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung, um eine zielgerichtete Kommunikation zu fördern und einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Geschäftsführung und den jeweiligen Partnern sicherzustellen.

Organisatorische Tätigkeiten: Du planst und organisierst interne und externe Veranstaltungen wie z.B. Firmenveranstaltungen. Außerdem recherchierst du Informationen und bereitest diese zielgruppengerecht auf und unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Berichten. Zudem übernimmst du die Rechnungsbearbeitung innerhalb der Büroorganisation (z.B. Büromaterialien, Arbeitskleidung, Schulungen und Seminare) sowie die Bestellung von Materialien.

Reisemanagement: Du planst, buchst und organisierst Dienstreisen der Geschäftsführung, einschließlich der Erstellung und Verwaltung der jeweiligen Reisekostenabrechnungen

Projektmanagement: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von ausgewählten Projekten und bist dabei auch für das das Monitoring zum Projektfortschritt sowie bei der Erstellung von Statusupdates und Berichten zuständig.

Dein Profil

Ausbildung: Kaufmännische Berufsausbildung z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung

Fachliche Kenntnisse: Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS, Office, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint ), SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, Erfahrungen im Immobilien- oder Facility-Management sind wünschenswert, exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Qualifikationen: Diskretion und Loyalität, sturkturierte Arbeitsorganisation, Kommunikationsstärke, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit

Wir bieten

• Ein moderner Arbeitsplatz im „Herzen“ Berlins an der Spree mit einer langfristigen beruflichen Perspektiven
• Eine gute und faire Vergütung
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• 30 Tage Urlaub und zwei Tage bezahlte Freistellung am 24.12 und 31.12
• Gleitzeit, i.d.R. ein flexibles Arbeitszeitkonto
• Regelmäßige Entwicklungsgespräche und individuelle Weiterbildungs- und Coachingvereinbarungen
• Viele „Inhouse“ Sportkurse, Urban-Sports Mitgliedschaft, Unternehmensevents und Bereitstellung von Fahrrädern/Autos für Dienstfahrten
• Die Möglichkeit die Gewobag in Projekten u.a. zur sozialen und nachhaltigen Stadtentwicklung mitzugestalten

Vielfalt ist nicht nur ein Teil unseres Claims, sie beschreibt auch unser Selbstverständnis als Unternehmen.
Wir begrüßen deshalb jede Bewerbung, unabhängig von der kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, dem Alter sowie der sexuellen Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Kontakt

Silvie Pooch 

Personalabteilung/ Recruiting

Mobil: 01733606149